Rückstellungen für Aufwendungen im Zusammenhang mit Archivierungspflichten bilden

Rückstellungen
Für Bücher und Aufzeichnungen, Buchungsbelege, Inventare, Jahresabschlüsse oder Lageberichte, für Handels- und Geschäftsbriefe sowie für weitere steuerrelevante Unterlagen bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Die Aufbewahrungsfristen betragen derzeit noch zehn bzw. sechs Jahre. Geplant ist eine Verkürzung der Aufbewahrungsfristen. Für die damit verbundenen finanziellen Aufwendungen haben Unternehmerinnen und Unternehmer eine sogenannte „Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten“ zu bilden. Dies gilt sowohl für die Handels- als auch für die Steuerbilanz.

Rückstellungsfähige Aufwendungen
Bei der Bildung der Rückstellung können u. a. folgende Kosten in die Berechnung der Archivierungsrückstellung einbezogen werden: Personalkosten, Raumkosten (hier u. a. anteilige Abschreibung, Grundsteuer, Versicherung), Energiekosten für Heizung und Beleuchtung oder Aufwendungen für das Einscannen oder die Einlagerung der am Bilanzstichtag noch nicht archivierten Unterlagen des abgelaufenen Wirtschaftsjahres. Rückstellungsfähig sind auch Kosten für die Datensicherung. Kosten für die Einrichtungsgegenstände wie Regale und Schränke können ebenfalls miteinbezogen werden (sofern nicht bereits abgeschrieben). Nicht rückstellungsfähig sind die Kosten für die Entsorgung von Unterlagen. Darüber hinaus dürfen in die Rückstellung keine Kosten für die fortlaufende Archivierung einbezogen werden.

Berechnung der Rückstellung
Für die Berechnung der Rückstellung können einmal die jährlichen Kosten eines jeden aufzubewahrenden Jahres gesondert ermittelt und dann jeweils mit der Anzahl der Jahre bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist multipliziert werden. Alternativ können die jährlich anfallenden Kosten mit dem Faktor 5,5 multipliziert werden.