Gewerbetreibende, bilanzierungspflichtige Unternehmer oder selbstständig Tätige müssen unter anderem Bücher, Bilanzen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Geschäftskorrespondenz sowie alle elektronisch übermittelten Dokumente mindestens 6 bzw. Handelsbücher, Inventare, Bilanzen und Buchungsbelege 10 Jahre aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung im Buch gemacht worden ist, der Handels- bzw. Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden ist, oder bei Bilanzen mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Jahresabschluss fest- bzw. aufgestellt wurde (§ 147 Abs. 4 der Abgabenordnung). Entsprechendes gilt auch für elektronisch archivierte Dokumente und Belege.

Stichtag 31.12.2018
Am 31.12.2018 können Handelsbücher, Inventare, Bilanzen und sämtliche Buchungsbelege aus dem Jahr 2008 vernichtet werden, sofern in diesen Dokumenten der letzte Eintrag in diesem Jahr erfolgt ist. Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die in 2012 empfangen oder abgesandt wurden, sowie andere aufbewahrungspflichtige Unterlagen aus dem Jahre 2012 und früher können ebenfalls vernichtet werden. Ausnahme: Die Dokumente sind für die Besteuerung weiterhin von Bedeutung, etwa weil die steuerliche Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Lieferscheine müssen nur dann aufbewahrt werden, wenn sie einen Buchungsbeleg oder Rechnungsbestandteil darstellen.

Stand: 31.10.2018